The Colombo Express, one of the largest container ships in the world, owned and operated by Hapag-Lloyd of Germany on its maiden voyage into Hamburg, with the Köhlbrand bridge in the background (Photo credit: Wikipedia)

anda sudah pernah mendengar istilah closing ?

di beberapa perusahaan khususnya perusahaan jasa transportasi  dan finance istilah “closing” sering terucap dan terdengar.

Dalam dunia EMKL, closing time (C/T) adalah waktu ditutupnya pemasukan. artinya anda ataupun pihak ekspedisi tidak boleh lagi memasukkan barang untuk diikutkan atau agar termuat di kapal yang semula karena status kapalnya sudah closing/tertutup. Tertutup dalam hal ini, sudah tak bisa lagi mengangkut barang anda meskipun pada kapal tersebut masih ada beberapa space.

kapan sebuah kapal dinyatakan closing ?

biasanya closing time sebuah kapal itu, enam jam setelah kapal sandar. “sandar” ya … (pakai tanda petik), bukan tiba, karena bisa saja kapal sudah tiba di pelabuhan kota tujuan tapi belum sandar atau masih berlabuh dan mencari tempat sandar.

namun, waktu 6 (enam) jam ini bukan sesuatu yang sifatnya mutlak. Pada kondisi-kondisi tertentu bisa saja sebuah kapal telah dinyatakan C/T padahal kapal belum tiba.

beberapa contoh kasus yang pernah terjadi :

satu ketika kami melakukan order ke pelayaran untuk kapal x yang estimasi tiba (eta) tiga hari kemudian, tetapi menurut pihak pelayaran kapal sudah closing. Di lain hari sebuah kapal dijadwalkan tiba di hari senin misalnya, namun 6 jam setelahnya belum dinyatakan closing. Kapal tersebut masuk dan sandar di hari senin, kemudian kembali berlabuh di hari selasa dan baru sandar kembali di hari rabu dan closing di hari rabu itu pula.

Apa yang akan dilakukan jika barang sudah terlanjur dimuat, namun kapal ternyata sudah closing ?

Jika kasusnya seperti itu, ada beberapa kemungkinan yang bisa terjadi. Anda harap tenang dulu don’t be tegang bin panik bin galau. Tarik nafas dalam-dalam dan mari kita lanjutkan kembali.

Biasanya, pihak pelayaran sudah menginformasikan tentang C/T ini kepada ekspedisi sebelum pemuatan. Jika pun pelayaran belum menginformasikan, jika anda adalah ekspedisi yang benar-benar dan sangat mengutamakan pelayanan kepada shipper/costumer anda, anda mestinya berinisiatif dan aktif menanyakan tentang C/T ini kepada pelayaran. Sebaiknya anda langsung menanyakannya segera setelah anda menerima jadwal kedatangan kapal.

Namun, meski anda telah mengetahui dan dapat membuat prediksi bila ada order apalagi jika berada di hari yang sama dengan closing time, action di lapangan kadang tak semulus jalan tol in your mind.

Masalah-masalah teknis di lapangan misalnya, dalam perjalanan menuju/kembali dari gudang muat terjadi kemacetan, kira-kira apa yang akan anda lakukan ?

Nah, di sinilah pentingnya komunikasi.

Ketika hal seperti ini terjadi, saya menginstruksikan pada teman yang bertugas di bagian operasional lapangan untuk segera menginformasikan kepada pihak pelayaran, dalam hal ini bagian lapangan/depo pelayaran. Teman tersebut memberitahukan kronologisnya dan dengan pembicaraan dan negosiasi yang baik, container bisa diikutkan di kapal yang telah berstatus C/T. Ini juga biasa kami istilahkan open closing.

Terminal peti kemas (Photo credit: Kumincir)

Kemungkinan terburuk yang akan terjadi jika open closing tak bisa adalah pemuatan anda akan dialihkan ke kapal terdekat berikutnya.