Awal bulan ini, perusahaan kami membuka kontrak dengan buyer baru dari China. Pengiriman perdana juga di bulan ini. Seperti pengiriman kami ke buyer reguler kami, kontrak tetap kami buat, dengan mensyaratkan dokumen-dokumen ekspor, yaitu invoice-packing list (CIPL), Bill of Lading (BL), Certificate of Origin (COO) dan Phytosanitary. Namun, buyer baru kami ini mensyaratkan 1 dokumen lagi, yaitu Certificate of Quality yang diterbitkan oleh Sucofindo atau Lembaga Survey lainnya.

Atas dasar kontrak tersebut, kami pun segera mengkomunikasikan hal tersebut dengan pihak Sucofindo. Informasi dari Sucofindo memberikan ilmu dan pengalaman baru buat kami. Bahwa terkait dokumen yang kami butuhkan, terlebih dahulu kami harus bersurat ke Sucofindo untuk proses pengambilan sampel dan analisis. Untuk proses pengambilan sampel juga ada dua cara, pertama : jika pihak Sucofindo yang mendatangi gudang kami, maka hasil akhirnya adalah Certificate of Quality, namun jika kami yang membawa sampel kami ke Sucofindo, maka hasil akhirnya adalah Report of Analysis. Certificate of Quality membutuhkan waktu dan biaya yang lebih daripada Report of Analysis.

Semua kembali ke kebutuhan pihak buyer, mereka membutuhkan Certificate of Quality atau Report of Analysis. Sehingga kami pun mengkomunikasikan hal tersebut dan mereka setuju dengan Report of Analysis. Alhamdulillah.

Dan karena kami telah bersurat untuk pengambilan sampel ke gudang via email, maka kami pun mengirimkan kembali pemberitahuan sebagai berikut :

Dear Sucofindo Makassar,

Dengan ini kami sampaikan bahwa permohonan sampling rumput laut ini diubah menjadi permohanan report of analysis, oleh karena itu hari ini kami akan membawa sampel rumput laut ke Sucofindo utk dilakukan analisis impurities dan moisture content.
Demikian disampaikan, terima kasih atas perhatiannya.

Rgrds,

xxx

Berikut contoh Surat Permohonan Pengambilan Sampel

[KOP SURAT]

No. : …
Lamp : –
Hal : Permohonan Pengambilan Sampel dan Analisis

Kepada Yth.
Pimpinan PT. SUCOFINDO Cabang Makassar
Di Makassar
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami bermohon kepada Bapak/Ibu Pimpinan PT. SUCOFINDO Cabang Makassar untuk dilakukan pengambilan sampel dan analisis impurities dan moisture content terhadap komoditi kami yaitu Dried Gracilaria Seaweed di tempat kami.

Berikut ini kami sampaikan alamat gudang dan waktu pengambilan sampelnya.
Tempat : ……………………………………
Waktu : Jumat, 10 Juni 2016 (Pukul 09:00 – 16:00)
Kontak Gudang : Bapak Ari Setiawan (0823-xxxx-xxxx)
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
………………
Divisi Ekspor

….

Semoga bermanfaat

Salam Sukses

^_^